O texto a seguir foi enviado por Sérgio Leite, em forma de comentário no post “Você deixa tudo para depois ?“, e tenho certeza que você concordará comigo: ele merece ser postado na forma de artigo aqui no site.

Leia-o e em seguida me diga se não estou certo ? 😉

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Prezados, todo mundo procrastina. Não há solução 100% e isso deve ser encarado de uma forma saudável, madura e responsável.

Mas, RK disse: “As palavras mais importantes são fiz e faço.” Todos lembram disso, claro.

Mas é preciso fazer no tempo certo e, para isso, precisamos: saber o que tem para ser feito (registro das tarefas), decidir quando fazer (programar a tarefa) e literalmente fazer (realizar, concluir, etc.). Os colegas deram dicas excelentes sobre como fazer e como superar a vontade de não fazer.

Assim, vou partilhar minha experiência sobre o registro e programação da tarefa. Mas, entendam, a coisa tem que ser simples, senão vira um peso. Bem, pra quem trabalha na frente do computador, como eu, ou consegue sincronizar seus aparelhos, o Outlook é a melhor ferramenta. Tenho trabalhado em organizações super enxutas e com grande sobrecarga de tarefas.

Minha lista de tarefas neste momento tem 71 itens, sendo nove para hoje, doze futuros e o restante sem data para realização. E é aqui que entra o “macete” da coisa. O principal é você registrar tudo o que tem para fazer. Se não tiver data certa e não for para hoje, deixe sem data. Mas registre tudo, para não perder idéias e não deixar de fazer algo.

Daí, para aliviar a pressão da quantidade de coisas do “to do“, você vai adicionar a disciplina de, todo final de expediente, rever as tarefas que estão sem data, programar tantas quantas for preciso (ou tudo o que for necessário) e visualizar as tarefas de amanhã, pelo menos.

Com isso, você já se despreocupa das tarefas não agendadas (pois estão todas registradas) e, nem com as do dia seguinte, cuja programação você fez rapidamente no final do dia anterior.

O que sobra então? Aquilo que precisa ser feito hoje.

E é nessas tarefas que você vai se concentrar: o hoje. Antes de começar o dia de trabalho em si, veja todas as tarefas do dia. Decida quais têm horário certo para serem feitas e programe a função “lembrete” para te lembrar. E, quando o sistema te avisar, faça!!! A satisfação será enorme.

As outras, que não têm “lembrete” devem ser numeradas de forma lógica e usando as dicas que os colegas deram acima, escolha primeiro as que você pode delegar e, em seguida, as de solução mais rápida. Lembre-se que, quanto menos tarefas em aberto, menos cobrança de terceiros e menos auto-cobrança também. Procure também liberar primeiro as solicitações de informações e materiais de que você precisa para resolver alguma coisa e, claro, as tarefas de processos (grandes ou não) cuja participação sua possa atrapalhar o trabalho de terceiros (essa é uma grande dica para o trabalho corporativo).

E, por favor, não confundam a sua Lista de Tarefas com o seu calendário (ou agenda). Ainda que possamos definir horários de lembrete para as tarefas, essa ferramenta não deve jamais ser usada para definir a sua agenda (ou calendário, como chama o Outlook). No calendário devem ser registrados os compromissos que você tem e que o farão “ausentar-se” da sua Lista de Tarefas, quer para compromissos externos ou quer retirando-se para algo em que você deva dedicar aquela parte do tempo.

Bem, quem não fica muito tempo na frente do computador, pode usar tranquilamente uma agenda de papel (para agenda ou calendário mesmo – risos) e um caderno para sua lista de tarefas que, inclusive, DEVE ser utilizado para registro de idéias. Eu tenho o meu na pasta e uso MUITO. É incrível a quantidade de idéias boas que a gente tem por dia e que acaba sendo esquecida.

E, Queridos, POR FAVOR, evitem o uso de pedaços de papel para anotar tarefas ou idéia. É uma forma muito eficaz de perdermos idéias, ficarmos preocupados em achar nossas anotações e, principalmente, achar que estamos mais desorganizados do que realmente estamos.

Pra quem gosta de post-its, o Outlook tem a ferramenta Anotações (em formato de post-it mesmo). Vale a pena utilizar.

E, claro, façam backup diariamente.

Um grande abraço e bons negócios para todos.

Sérgio Leite
Reconstruindo minha vida após o caos.